Datenschutzerklärung

Stand: 20.10.2026

Ich nehme den Schutz deiner Daten ernst. Hier erkläre ich in einfachen Worten, welche Personendaten ich bei trainventory bearbeite, wozu und welche Rechte du hast. Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). trainventory richtet sich an Personen in der Schweiz; die Registrierung ist zurzeit nur mit Wohnsitz in der Schweiz möglich. Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, gelten zusätzlich die Hinweise in Ziffer 4 und 11.

1. Verantwortlich

Betreiber von trainventory und Verantwortlicher für die Bearbeitung deiner Personendaten ist Johannes Ruhnau, Sandweg 1, 5317 Hettenschwil, Schweiz.

Datenschutzanfragen richtest du bitte an support@trainventory.ch.

Für einzelne Zahlungsdienste oder weitere externe Anbieter kann eine eigene datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit des jeweiligen Anbieters bestehen. Die jeweilige Rolle beschreibe ich bei den Empfängern (Ziffer 7).

2. Kurz zusammengefasst

• Die von dir eingegebenen Inhalte bleiben dir zugeordnet. Einzelheiten zu Nutzungsrechten regeln die Nutzungsbedingungen. Ich verkaufe keine Daten und zeige keine Werbung.
• trainventory läuft auf Servern in der Schweiz.
• Neue Konten schalte ich von Hand frei. Zum Schutz vor Missbrauch finden bei der Registrierung technische Prüfungen statt (Ziffer 3).
• Ich setze keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Tracking-Dienste ein. Schriften, Symbole und der Strichcode-Scanner werden vom eigenen Server von trainventory geladen.
• Nutzt du die ISBN-Suche, fragt der Server von trainventory externe Bibliotheksdienste ab (nur die ISBN). Lädst du jemanden in deine Sammlung ein, erhält diese Person eine E-Mail.
• Du kannst jederzeit alle Daten herunterladen und dein Konto löschen.

3. Welche Daten ich bearbeite und wozu

Konto und Freischaltung

• Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sichere Prüfsumme), deine Angaben unter «Kurz zu dir», Einstellungen (z. B. Schriftgrösse), Zeitpunkt und Fassung der akzeptierten Nutzungsbedingungen, deine Bestätigung des Wohnsitzes in der Schweiz, Zeitpunkt der Bestätigung deiner E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Ergebnis meiner Freischaltungsentscheidung, Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung sowie Hinweise auf eine allfällige Sperre.
• Zweck: Registrierung, Anmeldung, Betrieb deines Kontos, Entscheid über die Freischaltung, Schutz vor Missbrauch, Kontakt bei Fragen zum Konto.
• Ablauf: Wenn du dich registrierst, erhalte ich eine E-Mail mit deinem Namen, deiner E-Mail-Adresse und deinen Angaben unter «Kurz zu dir». Ich entscheide von Hand über die Freischaltung. Lehne ich eine Registrierung ab, lösche ich die Angaben.
• Schutz vor Fake-Konten: trainventory prüft, ob die Domain deiner E-Mail-Adresse E-Mails empfangen kann, und lehnt bekannte Wegwerf-Adressen ab. Zudem zählt trainventory höchstens 24 Stunden lang, wie viele Konten von einer Internet-Adresse aus angelegt werden – nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme, die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert. Abgewiesene Versuche werden nur mit dem Grund und der Domain der E-Mail-Adresse protokolliert, nicht mit der vollständigen Adresse. Diese Prüfungen verhindern einzelne Registrierungsversuche; über die Freischaltung eines Kontos entscheide ich immer selbst.

Sammlungsdaten

• Daten: alles, was du erfasst – Artikel, Fotos, Belege und Dokumente, Einkäufe, Aufbewahrungsorte, Züge, Anlagen, Wartung, Ersatzteile, Werte, Notizen und Angaben unter «Für meine Familie».
• Zweck: die vertraglich vereinbarte Leistung von trainventory (Inventar, Auswertungen, Berichte) sowie die von dir ausdrücklich eingeschalteten Zusatzfunktionen.
• Ich schaue deine Sammlung nicht an, ausser du bittest mich um Hilfe (Support) oder es ist für die Behebung eines technischen Fehlers nötig – und dann nur im erforderlichen Umfang.

Daten Dritter und Einladungen

• Daten: Kontakte, die du erfasst (z. B. Händler), Namen auf Belegen, Kontaktpersonen unter «Für meine Familie» (Name, Telefon, E-Mail) und die E-Mail-Adressen von Personen, die du in deine Sammlung einlädst.
• Zweck: Speicherung in deiner Sammlung; bei Einladungen der Versand der Einladungs-E-Mail und die Verwaltung der Einladung. Eingeladene Personen erhalten genau eine E-Mail mit dem Einladungslink (auf Wunsch erneut).
• Du bist dafür verantwortlich, dass du diese Daten erfassen und die Personen einladen darfst. Ich bearbeite die Daten für Betrieb, Speicherung, Einladung und Sicherheit und bin für diese eigenen Bearbeitungen verantwortlich. Kontaktpersonen unter «Für meine Familie» werden nur in deiner Sammlung gespeichert und nicht weitergegeben.

Zahlungs- und Rechnungsdaten

• Daten: gewähltes Abo, Bestellung, Rechnungsadresse, Zahlungsart, Zahlungseingang, Bestätigung deines Wohnsitzes in der Schweiz.
• Zweck: Abwicklung der Bestellung, Freischaltung, Rechnungsstellung und Buchhaltung.
• Während der Gratisphase (bis 31. Mai 2027) bearbeite ich keine Zahlungsdaten. Die Gratisphase endet ohne Zahlungsangaben; ab dem 1. Juni 2027 werden Zahlungsdaten nur bearbeitet, wenn du ein kostenpflichtiges Abo bestellst.

Technische Daten und Sicherheit

• Server-Logdateien: Beim Aufruf der Seiten speichert der Server des Hosters kurzzeitig technische Angaben: besuchte Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, die Seite, von der du kommst, Browser, Betriebssystem und IP-Adresse. Zweck: Sicherstellung des Serverbetriebs, Sicherheit, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch. Die IP-Adresse wird nach 24 Stunden gekürzt, die Logdateien werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht (Ziffer 9).
• Fehlerprotokoll: Tritt in trainventory ein Fehler auf, wird er festgehalten – ohne Name, E-Mail, IP-Adresse oder deine Eingaben (nur Art des Fehlers, betroffene Seite und Programmstelle). Ebenso werden sehr langsame Seitenaufrufe ohne Personenbezug festgehalten.
• Sitzungen: Solange du angemeldet bist, speichert trainventory zur Sitzung deine IP-Adresse, die Kennung deines Browsers und den Zeitpunkt des letzten Zugriffs. Zweck: Anmeldung, Geräteübersicht, Sicherheit (z. B. «überall abmelden», also die Beendigung anderer Sitzungen) und Betrieb. In der Betriebsübersicht sehe ich, wer in den letzten Minuten aktiv war, mit Gerätetyp (z. B. «iPhone · Safari») – nicht aber die IP-Adresse.
• Anmeldung in zwei Schritten: Schaltest du sie ein, speichert trainventory den geheimen Schlüssel deiner Authenticator-App bzw. die Einstellung für Codes per E-Mail sowie Wiederherstellungscodes (verschlüsselt).
• Besucherzählung: Um zu sehen, wie oft trainventory genutzt wird, zähle ich Seitenaufrufe, die Zahl verschiedener Besucher pro Tag und die Webseite, von der jemand kommt (z. B. eine Suchmaschine). Dafür wird kein Cookie gesetzt und keine IP-Adresse gespeichert: Ein Besucher wird nur über eine Prüfsumme erkannt, die jeden Tag neu gebildet und nach spätestens zwei Tagen gelöscht wird. Gespeichert bleiben nur Zahlen pro Tag und Seite.
• Demo: Wer die Demo-Sammlung ohne Konto ansieht, wird für die Dauer des Besuchs mit einem gemeinsamen Demo-Zugang angemeldet; dabei werden keine Angaben zur Person gespeichert. Um zu sehen, wie die Demo genutzt wird, zähle ich pro Besuch nur Beginn, letzten Klick und Anzahl Seiten – mit einer zufälligen Kennung, ohne IP-Adresse und ohne Cookie über die Sitzung hinaus. Diese Zahlen lösche ich nach 13 Monaten.

Support und Kommunikation

• Daten: Inhalt und Absender deiner E-Mails an mich, meine Antworten; E-Mails, die trainventory dir schickt (z. B. Bestätigung, Freischaltung, Erinnerung vor Abo-Ablauf).
• Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Information über dein Konto und dein Abo.

Gemeinsamer Katalog (freiwillig, standardmässig aus)

• Schaltest du in den Einstellungen deiner Sammlung «Beim gemeinsamen Katalog mitmachen» aktiv ein, fliessen Hersteller, Artikelnummer, Bezeichnung, Strichcode, Kategorie und Spurweite deiner Artikel ohne Bezug zu dir in einen gemeinsamen Katalog.
• Zweck: Vorschläge beim Erfassen für alle Nutzerinnen und Nutzer. Die Einträge sind für andere nur als Vorschlag sichtbar, ohne Hinweis auf deine Sammlung.
• Nie weitergegeben werden Fotos, Preise, Belege, Notizen, Orte und dein Name.
• Du kannst die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem du die Einstellung ausschaltest. Bereits übernommene, vollständig anonymisierte Einträge bleiben im Katalog bestehen, auch nach Löschung deines Kontos, weil sie keinen Bezug zu dir mehr haben.

4. Rechtsgrundlagen (soweit die DSGVO anwendbar ist)

Nach Schweizer Recht ist für die Bearbeitung keine besondere Rechtsgrundlage nötig, solange die Grundsätze des DSG eingehalten sind. Soweit im Einzelfall die DSGVO anwendbar ist, stütze ich mich auf:

• Registrierung und Kontobetrieb, Sammlungsdaten, Einladungen auf deinen Wunsch: Vertrag bzw. vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Zahlung und Rechnungsstellung: Vertrag (lit. b) und gesetzliche Pflichten wie die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen (lit. c).
• Sicherheit, Missbrauchsschutz, Server-Logs, Sicherungskopien, Besucherzählung: mein berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (lit. f).
• Support: Vertrag (lit. b) bzw. mein berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (lit. f).
• Gemeinsamer Katalog: deine Einwilligung (lit. a).

Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmässigkeit der bisherigen Bearbeitung bleibt davon unberührt. Ein Widerruf oder Widerspruch führt nicht zwingend zur sofortigen Löschung, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Rechte Dritter oder technische Sicherungskopien entgegenstehen.

5. Cookies und lokale Einstellungen

Ich verwende nur technisch notwendige Cookies von trainventory selbst (keine Cookies von Dritten). Dafür ist keine Einwilligung nötig.

Cookie	Zweck	Lebensdauer
Sitzung (trainventory-session)	Anmeldung und Sitzung	bis 2 Stunden nach dem letzten Zugriff bzw. bis zur Abmeldung
XSRF-TOKEN	Schutz gegen gefälschte Formulare	wie die Sitzung
remember_web_…	nur wenn du «angemeldet bleiben» wählst: erkennt dich wieder	bis zur Abmeldung, höchstens 400 Tage
tv_tiles	merkt sich, ob du die Artikel als Liste oder Kacheln siehst	1 Jahr
tv_mfa_hint	blendet den Hinweis «Anmeldung in zwei Schritten» nach «Später» aus	90 Tage
tv_admin_device	nur beim Admin-Konto: erkennt bekannte Geräte (Sicherheitsmeldung)	2 Jahre

Lokale Einstellungen, die dein Browser auf deinem Gerät speichert (z. B. hell/dunkel oder Einstellungen für den Druck), sind keine Cookies. Sie werden nicht an trainventory übermittelt.

6. Kamera

Der Strichcode-Scanner nutzt die Kamera deines Geräts erst nach einer aktiven Handlung (Tippen auf «Scannen») und nachdem du die Berechtigung in deinem Browser bzw. Betriebssystem erteilt hast. Die Berechtigung verwaltest du in deinem Browser. Das Bild wird ausschliesslich in deinem Browser ausgewertet; es wird kein Bild gespeichert oder an trainventory übertragen. Nur die erkannte Nummer kann als Eingabe in deine Sammlung übernommen werden. Die Erkennungs-Software wird vom Server von trainventory geladen und sendet keine Daten an Dritte.

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

• Hosting und E-Mail-Versand: green.ch AG, Lupfig (Schweiz), als Auftragsbearbeiterin. green.ch betreibt die Server, auf denen trainventory mit allen Konto- und Sammlungsdaten, Sicherungskopien und Server-Logdateien läuft, und versendet die E-Mails von trainventory. Mit green.ch besteht eine Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung. green.ch setzt dafür folgende Unterauftragsbearbeiter ein: Green Datacenter AG, Lupfig (Schweiz) – Rechenzentrum und Netzanbindung; Dogado GmbH, Dortmund (Deutschland) – Bereitstellung der Hosting-Plattform; MHM & Partner AG, Rotkreuz (Schweiz) – Kundenverwaltung und Einrichtung der Dienste von green.ch.
• Verschlüsselte Sicherungskopie: Eine wöchentliche, verschlüsselte Sicherungskopie der Datenbank geht an ein E-Mail-Postfach bei einem Anbieter in der Schweiz. Der Anbieter kann den Inhalt nicht lesen.
• ISBN-Abfrage: Erfasst du ein Buch oder einen Katalog mit ISBN, fragt der Server von trainventory Titel, Autor, Verlag und Jahr bei der Deutschen Nationalbibliothek (Deutschland) ab und, falls dort nichts gefunden wird, bei Open Library (Internet Archive, USA). Siehe Ziffer 8.
• Zahlungen (erst ab 1. Juni 2027 und nur bei einer Bestellung): Zahlungen gehen auf ein eigenes Geschäftskonto von trainventory. Bei einer Überweisung bearbeiten deine Bank und meine Bank die Zahlungsangaben (Name, Betrag, Mitteilung) in eigener Verantwortung. Bei einer Zahlung per TWINT bearbeiten TWINT und die beteiligten Banken die Zahlungsangaben in eigener Verantwortung; ich erhalte nur die Angaben, die für die Zuordnung der Zahlung nötig sind (Name, Betrag, Mitteilung, Zeitpunkt). Bank und TWINT-Lösung nenne ich hier, bevor Zahlungen möglich sind.
• Behörden, nur wenn ich gesetzlich dazu verpflichtet bin.

Ich gebe keine Daten zu Werbezwecken weiter.

8. Bekanntgabe ins Ausland

• Schweiz und Deutschland: Deine Konto- und Sammlungsdaten, Sicherungskopien und Server-Logdateien liegen auf Servern im Rechenzentrum in Lupfig (Schweiz). Für den Betrieb der Hosting-Plattform kann die Dogado GmbH aus Deutschland darauf zugreifen. Deutschland verfügt gemäss Entscheid des Bundesrates über ein angemessenes Datenschutzniveau. Gemäss der Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung bearbeitet green.ch die Daten ausschliesslich in der Schweiz, in der EU bzw. im EWR oder in einem Staat mit angemessenem Datenschutzniveau (gemäss Entscheid des Bundesrates bzw. der EU-Kommission). Zieht green.ch Unterauftragsbearbeiter bei, gelten für diese dieselben Pflichten; über Änderungen werde ich im Voraus informiert. Eine Bearbeitung ausserhalb dieses Gebiets ist nur nach vorheriger schriftlicher Information an mich und auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (für die Schweiz angepasst) mit zusätzlichen Schutzmassnahmen zulässig.
• ISBN-Abfrage (Deutschland, USA): Bei der ISBN-Abfrage wird nach aktueller technischer Prüfung nur die eingegebene ISBN an den jeweiligen Bibliotheksdienst übermittelt. Nach meinem Kenntnisstand werden dabei keine Kontodaten, Namen, E-Mail-Adressen oder deine IP-Adresse übermittelt, weil die Abfrage vom Server von trainventory aus erfolgt. Die Einordnung als nicht personenbezogene Abfrage setzt voraus, dass beim Dienst keine Verknüpfung mit anderen trainventory-Daten erfolgt.

9. Wie lange ich Daten aufbewahre

• Konto und Sammlung: solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, werden deine Sammlungen, in denen du allein bist, mit allen Artikeln, Fotos und Belegen sofort aus dem laufenden System gelöscht. Gemeinsame Sammlungen bleiben für die anderen Mitglieder bestehen; dein Konto und deine Mitgliedschaft werden entfernt, von dir erfasste Artikel bleiben Teil der gemeinsamen Sammlung. Eine einzelne Sammlung kann ihre Eigentümerin oder ihr Eigentümer jederzeit löschen – auch dann mit allen Artikeln, Fotos und Belegen sofort; weitere Mitglieder werden per E-Mail informiert.
• Registrierungen: abgelehnte Registrierungen lösche ich sofort. Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nicht bestätigt wird, werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Offene Einladungen: Der Link verfällt nach 14 Tagen (Beta: 30 Tage); die Einladung bleibt zur Nachvollziehbarkeit gespeichert, bis die Sammlung gelöscht wird.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten, Buchhaltungsunterlagen: solange es die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlangen (für Geschäftsbücher und Buchungsbelege in der Regel 10 Jahre), auch nach Löschung deines Kontos.
• Sitzungsdaten: werden nach Ende der Sitzung gelöscht bzw. überschrieben.
• Eigene Protokolldateien von trainventory (Fehler, abgewiesene Registrierungen): 14 Tage.
• Server-Logdateien des Hosters (mit IP-Adresse): Die IP-Adresse wird nach 24 Stunden gekürzt (der letzte Zahlenblock wird auf 0 gesetzt), die Logdateien werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.
• Besucherzählung: Prüfsummen höchstens zwei Tage, danach nur noch Zahlen ohne Personenbezug.
• Sicherungskopien: Der Hoster green.ch sichert Datenbank und Dateien mehrmals täglich und bewahrt diese Sicherungen rund zwei Wochen auf. Zusätzlich sichere ich die Datenbank jede Nacht und vor jeder Änderung an trainventory und bewahre die letzten 14 dieser Sicherungen auf dem Server auf. Einmal pro Woche geht eine verschlüsselte Sicherungskopie an ein Postfach in der Schweiz; diese Kopien werden nach spätestens drei Monaten gelöscht.

Die Löschung aus dem laufenden System erfolgt grundsätzlich nach den oben genannten Regeln. Sicherungskopien werden nicht für den laufenden Zugriff verwendet und laufen nach dem jeweiligen Sicherungszyklus aus oder werden überschrieben. Bis dahin können einzelne Daten technisch noch enthalten sein.

10. Sicherheit

Ich treffe angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Absolute Sicherheit kann nicht zugesichert werden.

• Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als sichere Prüfsumme gespeichert. Einladungslinks enthalten einen zufälligen Schlüssel, von dem nur eine Prüfsumme gespeichert wird.
• Auf Wunsch kannst du im Profil eine Anmeldung in zwei Schritten einschalten. Das Admin-Konto ist immer mit zwei Schritten geschützt.
• Jede Sammlung ist von den anderen getrennt. Zugriff auf Betriebsdaten habe nur ich; Sicherungskopien sind geschützt bzw. verschlüsselt. Die Massnahmen überprüfe ich regelmässig.
• Stellst du eine mögliche Verletzung der Datensicherheit fest, melde sie bitte an support@trainventory.ch. Bei Sicherheitsvorfällen prüfe ich die gesetzlichen Melde- und Benachrichtigungspflichten.

11. Deine Rechte

Du hast insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, welche Daten ich über dich bearbeite.
• Berichtigung falscher Daten – vieles kannst du direkt in trainventory selbst ändern.
• Löschung deiner Daten – am einfachsten mit «Konto löschen» im Profil.
• Herausgabe bzw. Übertragung deiner Daten – am einfachsten mit «Meine Daten herunterladen (ZIP)».
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung, die auf meinem berechtigten Interesse beruht.
• Widerruf einer Einwilligung (z. B. gemeinsamer Katalog) mit Wirkung für die Zukunft. Ein Widerruf berührt die Rechtmässigkeit der bisherigen Bearbeitung nicht.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Schreib mir dafür an support@trainventory.ch. Zur Prüfung deiner Identität kann ich geeignete Angaben verlangen. Löschung oder Herausgabe können eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Rechte anderer Personen (z. B. Mitglieder einer gemeinsamen Sammlung) oder technische Sicherungskopien betroffen sind; Sicherungskopien laufen nach dem vorgesehenen Zyklus aus oder werden überschrieben (Ziffer 9).

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stehen dir zusätzlich die Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu, und du kannst dich auch bei der Aufsichtsbehörde deines Wohnlandes beschweren.

12. Änderungen

Ich passe diese Erklärung an, wenn sich trainventory, die Datenbearbeitung oder das Recht ändert. Jede Fassung trägt ein Datum («Stand» oben); frühere Fassungen sind unten auf dieser Seite abrufbar.

Wesentlich ist eine Änderung insbesondere bei neuen Zwecken, neuen Datenkategorien, neuen Empfängern, neuen Bekanntgaben ins Ausland oder wesentlich geänderten Speicherdauern. Über wesentliche Änderungen informiere ich dich vor Beginn der neuen Bearbeitung in der Anwendung oder per E-Mail und nenne, ab wann sie gelten.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt nicht die Nutzungsbedingungen und die Preisregeln. Änderungen dieser Dokumente teile ich nach den dort geltenden Regeln mit.

Frühere Fassungen: 19.10.2026, 13.10.2026, 12.10.2026